Le Règlement Général sur la Protection des Données entre en vigueur à partir du 25 mai 2018 afin de régir la protection des données personnelles. La nomination d’un DPO pour une entreprise est impérative pour être en conformité au RGPD. Les domaines d’activités du DPO ou Data Protection Officer sont assez larges car il intervient tant dans le domaine de la sécurité informatique que la sécurité juridique. Il lui est donc nécessaire de disposer de l’outil adapté afin de faire face à ses obligations et remplir efficacement ses missions. Mais quels avantages peuvent être apportés par un logiciel DPO?
Faciliter la tenue du registre de traitement des données
La gestion du registre de traitement des données à caractère personnel est une tâche qui incombe au DPO. L’utilisation d’un logiciel DPO peut lui permettre de :
- Identifier facilement les éventuelles irrégularités et les axes d’amélioration
- Gérer plusieurs registres ou plusieurs traitements
- Faciliter le respect du principe d’accountability avec la possibilité de retracement des modifications effectuées
Mener à bien une analyse d’impact
Le DPO peut être obligé d’effectuer une démarche d’analyse d’impact relative à la protection des données dans certains cas. Notamment dans le cas ou :
- le traitement fait appel à de nouvelles technologies
- le traitement est principalement basé sur un processus automatisé
- les caractères du traitement sont de nature à porter atteinte aux droits et aux libertés des personnes.
Un logiciel DPO peut être utile au DPO afin de mener à bien une étude d’impact sur la vie privée des personnes.
Optimiser les performances des mécanismes de protection
Parmi les missions principales du DPO, figure le suivi des demandes d’accès et des violations des données à caractère personnel. Un logiciel DPO peut permettre de gérer la violation des données et des demandes d’accès facilement. Il peut aussi aider à connaitre la performance des mécanismes de protection mis en place.
Faciliter le suivi des mesures de sécurité
Le RGPD oblige les entreprises manipulant les données personnelles à revoir régulièrement leurs mesures de sécurité en matière de protection des données. Un logiciel DPO peut aider à faire le suivi du niveau de protection des données, l’évaluation régulière ainsi que la performance des mesures de sécurité mises en place en offrant une plus grande réactivité. Ces mesures permettent d’éviter les failles de sécurité dans le système et renforcer la protection des droits des personnes.
Examiner les risques juridiques
Un logiciel DPO peut faciliter la tâche du DPO dans la vérification de la conformité légale des traitements mis en œuvre, de mettre en évidence les non conformités et d’engager le processus correctif nécessaire afin de se conformer aux règlements en vigueur.
